ARTICLE I: AUDIT

An independent audit of the Treasurer's record shall be carried out by a Certified Public Accountant at such times as the President or Council directs at least once every year immediately prior to the Annual Meeting. The report shall go directly to the Executive Committee and then Council.

Each member shall be responsible for his own acts of commission or omission and shall not be able legally to bind the other members of the College without their expressed consent. This includes the Treasurer, President and other officers.

ARTICLE II: COMMITTEES

All committees shall be appointed by the President and approved by a two-third vote of Council and consist of three to seven members. The Chairman of the Nominating Committee shall be the Past President. The Chairmen of other committees shall be appointed by the Council. The Nominating Committee shall report to the President its recommendations approximately four months prior to the Annual Meeting. The number of candidates for Councillors should be at least one more than the number of vacancies. The members shall be notified of these selections by the Secretary not less than two months prior to the meeting and alternate nominations must be submitted to the President at least thirty days prior to the Annual Meeting.

Membership Committee

The Membership Committee shall be responsible for examining the credentials of applicants for membership and make appropriate recommendations to Council. This committee shall include one junior CCNP member with committee voting rights.

Finance Committee

The members of this Committee shall consist of the Treasurer, the President and one to five other members from among which the Chairman shall be appointed. Members of this Committee shall help to raise support for the CCNP as well as to review, modify if necessary, and approve the budget prepared by the Treasurer. Reserves are maintained at a level which would allow the College to operate for a minimum of one year. Reserves include provision for the complete financial failure at one annual meeting of the College. The reserves are set at $55,000, to be reviewed periodically.

Council is empowered to approve up to $10,000 to be used towards lobbying the government for more research and development funding. The Treasurer and the Finance Committee shall maintain an endowment fund, the Research Trainee Travel Bursary fund, for the express purpose of providing travel bursaries to research trainees in order for them to attend the Annual Meeting of this College. The funds that will be available are the proceeds/interest earned by the fund minus 40%. The latter portion will be reinvested each year. The recipients of the bursaries will be selected by a committee chosen by the President. As a condition of the dispersement of funds, it is requested that original receipts of expenses or their equivalent be submitted to the Treasurer.

Public Relations and Liaison Committee

The Public Relations and Liaison Committee shall establish administrative, professional, academic and scientific liaison with other professional organizations (e.g., Royal College of Physicians and Surgeons of Canada, Canadian Psychiatric Association, Canadian Medical Association, Canadian Federation of Biological Sciences, Pharmacological Society of Canada, Collegium Internationale Neuro-Psychopharmacologicum, American College of Neuropsychopharmacology, universities, governmental agencies, industry and media).

Awards Committee

The Awards Committee for the Heinz Lehmann, Young Investigator, Innovations in Neuropsychopharmacology Research Award, the Jock Cleghorn and CCNP Medal Awards will consist of the President of the College who will act as Chairman and four other College members elected by the membership at the Annual Meeting. As well, there will be one junior CCNP member with committee voting rights with respect to choosing the CCNP travel bursary recipients, who will be elected by junior CCNP members only. Keeping in mind the importance of continuity, in the first year only two members will be elected for a two-year term, the other two for one year. Thereafter, at least two members of the Committee shall be replaced each year from not less than three candidates proposed by the Nominating Committee.

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ARTICLE III: COUNCIL MEETINGS

The full Council (Executive Committee plus nine Councillors) will meet at the time of the Annual Meeting and at such other times as the President or Executive Committee direct to review, modify if necessary, and approve the actions and recommendations of the Executive Committee. These recommendations will subsequently be presented to the general membership for action as needed.

ARTICLE IV: DISCONTINUANCE OF MEMBERSHIP

Membership may be discontinued upon recommendations of the Executive Committee for non-payment of dues, unjustified nonattendance at three consecutive meetings, violations of ethical principles or other justifiable reasons. Upon request of the member involved, the matter may be brought before Council for review and subsequently before the entire membership.

ARTICLE V: TYPES OF MEMBERSHIPS

There will be six categories of members including Founding Fellows, Fellows, Affiliate Members, Honorary Fellows, Junior Members and Retired Members.

Founding Fellow:

This category of membership is reserved for those individuals: (a) who were invited to attend the meeting held in May, 1977 in Toronto to form the Canadian College of Neuropsychopharmacology; and/or (b) who were nominated to the Founding Executive Committee or to the Founding Fellowship and Membership Committee. Such an individual will be entitled to vote and hold an office.

Fellows:

This category of membership is reserved for those individuals holding an M.D. or Ph.D. degree from a recognized university or showing evidence of equivalence in training or experience and who are presently engaged in significant scholarly activity (teaching and/or research) in the field of neuropsychopharmacology and/or psychopharmacology.

Affiliate Member:

Any individual or institution willing to support and contribute to the activities of the College may be considered for affiliate membership. Individuals who are engaged in scholarly activities in the field, but whose prime interest is in another area, may be considered for affiliate membership. The Membership Committee, in consultation with the Finance Committee, is to review and make recommendations to Council for institutional memberships. The affiliate member shall have a voice, but not a vote and may not hold office.

Honorary Fellows:

A person of truly outstanding accomplishment in the field of neuropsychopharmacology and/or psychopharmacology or who has made a significant contribution to the advancement of College interests (eg. benefactors, spokespersons, fund-raising organizers) may be designated as an Honorary Fellow.

Junior Members:

Research trainees could maintain this status for up to 5 years after completing a Ph.D., M.D. or equivalent, or until obtaining an appointment as Assistant Professor or equivalent. Such members will be charged a minimal annual fee and will not have a vote. They will pay a reduced registration fee for the annual meetings of the College.

Retired Members:

CCNP Fellows may change to this status upon request to the Executive of the College. This category would include Fellows who have retired from their academic career but who wish to continue their involvement in the College. Retired members will pay a minimal annual fee and a reduced registration fee for Annual Meetings of the College.

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ARTICLE VI: MEMBERSHIP

Procedure for Fellowship and Membership:

Application shall be made upon forms authorized by the Executive Committee. Applicants must provide sufficient information to the Membership Committee to permit an assessment of their qualifications for membership. Following recommendation of the Membership Committee, the Council shall decide whether an application for membership be approved or rejected. A list of the proposed members shall be circulated to the Executive Committee at least two months in advance of the general meeting, and if there are no objections, the list shall be submitted to the general membership one month prior to the Annual Meeting.

ARTICLE VII: DUES

Dues shall be required of all members unless waived in whole or in part upon the recommendation of the Executive Committee for good reasons. Registration fee for the Annual Meeting is to be approved by Council and the Finance Committee. Registration of members shall be required for attendance at any scientific as well as business meeting. Registration shall not be accepted until all delinquent dues have been paid.

ARTICLE VIII: PARLIAMENTARY PROCEDURES

The Business Meeting shall be conducted in accord with Roberts' Rules of Order except that the Constitution and By-Laws shall take precedence.

ARTICLE IX: AMENDMENTS

Amendments to these By-Laws may be proposed by a two-thirds vote of Council or by petition of 5% of the active members without approval of Council. Both must be submitted in writing to the members 30 days in advance of the meeting of the CCNP. Alternatively, the amendments may be submitted for mail vote with response required within 60 days. Approval requires a favorable response from two-thirds of all members voting. The vote shall be null and void if less than 30% of the members participate.

Issues other than those considered to be Constitutional or By-Law may be passed by a simple majority vote at the Annual Business Meeting or in response to a mail ballot.

AFFILIATION WITH THE JOURNAL OF PSYCHIATRY & NEUROSCIENCE

The Journal of Psychiatry & Neuroscience (JPN) is the official journal of the CCNP (indicated in the masthead of the Journal). The owner and the publisher of the JPN is the Canadian Medical Association.

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ARTICLE I: VERIFICATION

ARTICLE ll: COMITES

Tous les membres des divers Comités doivent être proposés par le Président et approuvés par un vote des deux?tiers du Conseil. Chaque comité doit être formé de trois à sept membres du Collège. Le Président du Comité de nomination doit être l'Ancien Président. Les Présidents des autres Comités doivent être nommés par le Conseil. Le Comité de nomination doit transmettre directement au Président du Collège ses diverses recommandations environ quatre mois avant le Congrès annuel. Le nombre de candidats proposés aux postes de conseillers doit excéder d'au moins un le nombre de postes à combler. Les membres doivent être avisés de ces diverses nominations par le Secrétaire du Collège, et ce au moins deux mois avant le congrès annuel. Advenant le cas de nominations additionnelles, elles doivent être soumises au Président du Collège au moins trente jours avant la tenue du Congrès annuel.

Le Comité d'affiliation:

Le Comité d'affiliation sera chargé de l'examen des titres de compétence de ceux qui voudront devenir membres et fera les recommandations appropriées au Conseil. Le Comité incluera un membre junior du CCNP avec un droit de vote pour les décisions relatives au comité.

Le Comité de publication:

Le Comité de publication sera chargé de la publication des comptes rendus scientifiques du Collège, lorsque jugé approprié par le Comité exécutif et il devra étudier la possibilité de publier ou d'appuyer une revue officielle de même que toutes autres questions se rapportant à la publication.

Le Comité scientifique et du programme:

Le Comité scientifique et du programme sera chargé de préparer le programme scientifique et de faire le nécessaire en vue de la réunion annuelle. Le Comité doit inclure le Trésorier et un ancien membre du Comité scientifique et du programme afin d'assurer une certaine continuité.

Le Comité des finances:

Le Comité de liaison:

Le Comité de liaison assurera la liaison au point de vue administratif, professionnel, académique et scientifique avec d'autres organismes professionnels, par exemple, le Collège Royal des Médecins et Chirurgiens du Canada, l'Association des Psychiatres du Canada, l'Association Médicale canadienne, la Fédération canadienne des Sciences biologiques, la Société Pharmacologique du Canada, le Collegium Internationale Neuro-Psychopharmacologicum, l'American Collège of Neuropsychopharmacology, les universités, les agences gouvernementales, l'industrie et les média.

Le Comité des Prix et Distinctions

Le Comité responsable de l'attribution des Prix Heinz Lehmann, Jeune Chercheur et de la Médaille du CCNP est formé du Président du Collège qui préside ce Comité, et de quatre autres membres du Collège qui sont élus par tous les membres, lors du congrès annuel. Un membre junior du CCNP avec un droit de vote participera aussi au choix des laureats et l'allocation de la subvention de voyage par le CCNP. Ce membre junior sera élu seulement par les membres juniors du CCNP. Afin d'assurer une certaine continuité, seulement deux des membres de ce comité devront être remplacés à chaque année, et ce à partir d'une liste d'au moins trois candidats proposés à chaque année par le Comité de nomination.

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ARTICLE lll: REUNIONS DU CONSEIL

Le Comité plénier (le Comité exécutif plus 9 conseillers) se réunira lors de la réunion annuelle et en tout autre temps que le Président ou le Comité exécutif déterminera, pour revoir, modifier si nécessaire et approuver les actions et recommandations du Comité exécutif. Ces recommandations seront par la suite présentées à l'assemblée générale pour une mise en action si nécessaire.

ARTICLE lV: CESSATION D'AFFILIATION

L'affiliation d'un membre pourra être discontinuée à la recommandation du Comité exécutif, pour non?paiment des cotisations, absences injustifiées à trois réunions consécutives, violation des principes d'éthique, ou autres raisons justifiables. A la demande du membre concerné, son cas pourra être présenté au Conseil pour révision et par la suite à l'assemblée générale.

ARTICLE V: TYPES D'AFFILIATION

Il y aura 6 catégories de membres, y compris les associés fondateurs, les associés, les membres affiliés, les associés honoraires, les membres juniors et les membres retraités.

Associé Fondateur:

Cette catégorie sera réservée aux individus qui (a) auront été invités à assister à la réunion tenue en mai 1977 à Toronto lors de la formation du CCNP et / ou (b) auront été nommés au Comité exécutif fondateur ou au Comité fondateur des associés et des membres. Un tel individu aura droit de voter et d'assumer un poste.

Associé:

Cette catégorie sera réservée aux individus détenteurs d'un doctorat en médecine ou en philosophie d'une université reconnue ou possédant la preuve d'une compétence équivalente par la formation ou l'expérience, et qui seront présentement engagés dans des activités scolastiques sérieuses (enseignement et / ou recherche) dans le domaine de la neuropsychopharmacologie et / ou de la psychopharmacologie.

Membre Affilié:

Tout individu ou établissement disposé à appuyer les activités du Collège ou y contribuer pourra faire l'objet d'une étude en vue de devenir membre affilié. Les individus engagés dans des activités scolastiques dans ce domaine mais dont l'intérêt premier est dans un autre domaine, pourront aussi être considérés. Le comité d'affiliation en consultation avec le Comité des finances sera appelé à revoir et à faire des recommandations au Conseil, à propos d'affiliations spéciales. Le membre affilié aura voix au chapitre mais il n'aura pas le droit de vote et ne pourra assumer de poste.

Associé Honoraire:

Une personne dont les réalisations sont remarquables dans le domaine de la neuropsychopharmacologie et/ou de la psychopharmacologie ou qui a fait une contribution significative dans l'avancement du Collége (i.e. bienfaiteurs, porte-paroles, organisateurs-collecte de fonds) peut être désignée comme boursier honorifigue.

Membre Junior:

Les chercheurs en formation pourront conserver ce statut pendant au plus cinq ans après avoir terminé leurs études de Ph.D., de M.D. ou l'équivalent. Ces membres paieront une cotisation annuelle minimale et n'auront pas le droit de vote. Des frais d'inscriptions réduits leur seront consentis pour le Congrès annuel du Collège.

Membres Retraités:

Les Associés du CCNP peuvent demander ce statut à l'Exécutif du Collège. Cette catégorie comprendra les Associés qui ont terminé leur carrière académique, mais qui désirent demeurer impliqués dans les activités du Collège. Ces membres paieront une cotisation annuelle minimale et des frais d'inscriptions réduits pour les Congrès annuels du Collège.

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ARTICLE Vl: AFFILIATION

Pour devenir associé ou membre:

La demande devra être faite au moyen des formulaires autorisés par le Comité exécutif. Les aspirants devront fournir des renseignements suffisants au Comité d'affiliation pour permettre une évaluation de leur candidature. Suivant la recommandation du Comité d'affiliation, le Conseil décidera de l'approbation ou du rejet de la demande. Une liste des membres proposés sera adressée au comité exécutif au moins 2 mois avant la réunion annuelle et s'il n'y a pas d'objections, la liste sera soumise à l'assemblée générale un mois avant la réunion annuelle.

ARTICLE Vll: COTISATIONS

Des cotisations seront exigées de tous les membres à moins d'une dispense totale ou partielle recommandée par le Comité exécutif pour des raisons valables. Les frais d'inscription pour la participation au Congrès annuel doivent être approuvés par le Conseil et le Comité des finances. L'inscription des membres sera nécessaire pour assister à toutes réunions scientifiques ou réunions d'affaires. L'inscription ne sera pas acceptée à moins que les cotisations en retard ne soient d'abord acquittées.

ARTICLE Vlll: PROCEDURES PARLEMENTAIRES

La réunion d'affaires se déroulera conformément aux règlements de Roberts, mais la Constitution et les règlements du CCNP auront préséance.

ARTICLE lX: AMENDEMENTS

Les amendements à ces règlements doivent être proposés par les deux?tiers des membres du Conseil ou par une pétition de 5% des membres actifs sans l'approbation du Conseil. Dans les deux cas, les amendements doivent être soumis par écrit aux membres, 30 jours avant la réunion annuelle du CCNP. D'autre part, les amendements pourront être soumis en vue d'un vote par voie postale, mais à condition qu'il y ait réponse favorable des deux?tiers des membres votants en deça de 60 jours. Le vote sera annulé si moins de 30% des membres y participent.

Tout amendement ou autre question n'étant pas pertinent à la Constitution ou aux règlements ne nécessite qu'un vote majoritaire simple, lors de la Réunion Annuelle ou d'un vote par courrier.

AFFILIATION AU "JOURNAL OF PSYCHIATRY & NEUROSCIENCE"

Le AJournal of Psychiatry & Neuroscience (JPN) est la revue officielle du CCNP (tel qu'indiqué dans l'entéte du Journal). Le propriétaire et éditeur du JPN est l'Association médicale canadienne.

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